Mẫu chuyên đề tốt nghiệp kế toán mua bán hàng hóa

Bạn đang tìm tài liệu tham khảo cho chuyên đề tốt nghiệp kế toán mua bán hàng hóa? Hãy xem ngay bài mẫu mà chuyendetotnghiep.net chia sẻ trong bài viết này.

Mẫu chuyên đề tốt nghiệp kế toán mua bán hàng hóa

1. Các khái niệm cơ bản, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa 

1.1. Các khái niệm cơ bản 

1.1.1. Hoạt động kinh doanh thương mại 

Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau. Hoạt động thương mại có các đặc điểm chủ yếu sau: 

Đặc điểm hoạt động: Hoạt động chính của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa, bao gồm mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. 

>>> Xem thêm: Mẫu chuyên đề tốt nghiệp kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ

Đặc điểm hàng hóa: Hàng hóa trong kinh doanh thương mại rất đa dạng, gồm hàng hóa có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về để bán. 

Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại có thể theo một trong các mô hình như: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp, hoặc chuyên môi giới xúc tiến thương mại,… 

1.1.2. Hàng hóa và lưu chuyển hàng hóa

Hàng hóa

Hàng hóa là sản phẩm của lao động mà nó có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người. Hàng hóa được sản xuất không phải phục vụ cho nhu cầu của người sản xuất mà để trao đổi hoặc bán trên thị trường. 

Hàng hóa là đối tượng của kinh doanh thương mại và mục đích của kinh doanh thương mại là lợi nhuận. Do đó, yêu cầu đặt ra của mỗi doanh nghiệp là phải quản lý tốt được hàng hóa. Muốn vậy phải chú ý tới những điều sau: 

Chỉ tiêu Số lượng hàng hóa lưu chuyển được đo lường bằng các đơn vị đo quy mô hàng hóa lưu chuyển. Căn cứ vào số lượng, nhà quản lý có thể xác định lượng nhập, xuất, tồn kho hàng hóa để lên kế hoạch thu mua, dự trữ hàng hóa. 

Chất lượng thể hiện phẩm chất của hàng hóa. Một doanh nghiệp kinh doanh tốt luôn chú trọng đến yếu tố chất lượng của hàng hóa để tạo ra sức cạnh tranh và vị trí tốt trên thương trường. Do vậy, khi khai thác và quản lý nguồn hàng doanh nghiệp cần đảm bảo khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa.

Doanh nghiệp luôn phải cập nhật, nắm bắt giá cả hàng hóa trên thị trường để tính toán các chỉ tiêu gắn với quá trình lưu chuyển, từ đó có thể lên kế hoạch mua, bán, hay dự trữ hàng hóa đó.

Lưu chuyển hàng hóa 

Lưu chuyển hàng hóa là hoạt động trung gian đem hàng hóa từ nơi sản xuất, nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. Về cơ bản, hoạt động lưu chuyển hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại đều được thực hiện theo công thức: Tiền – Hàng – Tiền, cho thấy lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại bao gồm hai giai đoạn chính: Mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa đó.

1.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa 

1.2.1. Yêu cầu về quản lý quá trình lưu chuyển hàng hóa 

Quản lý nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa tại các Công ty kinh doanh thương mại là quá trình quản lý, kiểm soát về mặt số lượng, chất lượng, giá trị, giá cả hàng hóa và việc thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ mua bán hàng hóa từ giai đoạn mua hàng của nhà cung cấp cho đến giai đoạn bán hàng cho khách hàng. Để thực hiện được công việc quản lý này, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, cập nhật thông tin về sự biến động tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng cho nhà quản lý để có những quyết định kinh doanh, tài chính phù hợp, chính xác nhắm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Quản lý về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa mua vào, bán ra bao gồm việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân công việc cụ thể của từng khâu mua hàng vào và bán hàng ra. Hàng hóa mua vào phải đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất. Hàng hóa phải được bảo quản, lưu trữ trong kho ở mức độ hợp lý, trong điều kiện kho bãi thích hợp để đảm bảo chất lượng cũng như giá trị hàng hóa. Nhà quản lý phải nắm được nhu cầu, thị hiếu của thị trường cũng như khả năng cung cấp thực tế của doanh nghiệp để lên kế hoạch mua, bán và dự trữ hàng hóa phù hợp. 

Quản lý về mặt giá cả hàng hóa bao gồm việc xác định, theo dõi sự biến động giá cả của từng loại hàng hóa sao cho giá cả hàng hóa doanh nghiệp nắm giữ luôn phù hợp với giá cả hàng hóa trên thị trường. Giá cả vừa mang tính cạnh tranh cao nhưng đồng thời vẫn đảm bảo mức lợi nhuận nhất định cho doanh nghiệp. 

Quản lý tình hình thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp, với khách hàng đòi hỏi doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình hình phải thu, phải trả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có những biện pháp nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ của khách hàng, quá trình thanh toán với nhà cung cấp, có biện pháp lập các khoản dự phòng và xử lý các khoản phải thu khó đòi. Làm tốt các công việc này sẽ giúp doanh nghiệp thanh toán nhanh hơn các khoản phải thu, phải trả và giảm mức độ rủi ro, thất thoát vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh. 

Quản lý, kiểm soát các loại chi phí và doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả hoạt động kinh doanh. 

Quản lý việc tổ chức hoạt động kinh doanh là việc lựa chọn phương thức, cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp với địa bàn hoạt động, trình độ tổ chức và quản lý của đơn vị. 

1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa 

Trong kinh doanh thương mại, cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch mua, bán thích hợp, đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất. Vì vậy, kế toán lưu chuyển hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại cần thực hiện đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho người quản lý trong và ngoài doanh nghiệp ra được các quyết định hữu hiệu. Đó là:

Ghi chép số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua, chi phí khác, thuế không được hoàn lại theo chứng từ đã lập và trên hệ thống sổ thích hợp. 

Phân bổ hợp lý chi phí thu mua để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và hàng tồn cuối kỳ cho phù hợp. 

Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu hàng bán và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán như: Giá vốn hàng bán, doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra,… 

Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hóa, phát hiện và xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng ở kho và nơi gửi bán đại lý,… 

Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp hàng hóa đã tiêu thụ. 

Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa, báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa. 

Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của nghiệp vụ giao dịch. Từ đó có những biện pháp nhằm đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hạn chế tình trạng bị chiếm dụng nguồn vốn kinh doanh. 

2. Nội dung kế toán lưu chuyển hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại

2.1. Kế toán quá trình mua hàng hóa 

2.1.1. Các phương thức mua hàng hóa và chứng từ sử dụng

Các phương thức mua hàng hóa 

Đối với các doanh nghiệp thương mại trong nước, việc mua hàng có thể được thực hiện theo hai phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. 

Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hay một địa điểm theo quy định trong hợp đồng với bên bán để nhận hàng. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ và giao nhận hàng, nhân viên thu mua vận chuyển hàng về bằng các phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài kèm theo các chứng từ mua hàng và vận đơn. Nhân viên thu mua có trách nhiệm quản lý số hàng mua trong quá trình vận chuyển và gửi chứng từ về phòng nghiệp vụ để kiểm tra đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng. 

Theo phương thức này, thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán. 

Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước. Khi chuyển hàng, bên bán phải gửi kèm các chứng từ có liên quan tời hàng bán. Bên mua sau khi nhận được chứng từ sẽ chuyển cho phòng nghiệp vụ để kiểm tra đối chiếu với các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng và tiến hành thủ tục nhập kho hàng hóa. Trong trường hợp này, hàng hóa được xác định là hàng mua khi bên mua đã nhận được hàng hóa do bên bán chuyển đến, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán.

Chứng từ kế toán sử dụng 

Các Hóa đơn, chứng từ kế toán được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước bao gồm: 

Hóa đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập): Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. 

Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập): Trường hợp doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. 

Hóa đơn đặc thù: Là Hóa đơn sử dụng cho một số hàng hóa, dịch vụ đặc biệt theo quy định của Nhà nước, ví dụ: Hóa đơn tiền điện, tiền nước, vé cước vận tải,… 

Phiếu nhập kho: Phản ánh số lượng và trị giá hàng hóa thực tế nhập kho. 

Biên bản kiểm nhận hàng hóa: Được lập và sử dụng trong trường hợp phát sinh hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng hay một số trường hợp khác xét thấy cần thiết phải lập Biên bản kiểm nhận hàng hóa thu mua. 

Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Phiếu thanh toán tạm ứng 

Các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm bảo đảm tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ. 

2.1.2. Tài khoản sử dụng 

TK 156 – Hàng hóa: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng.

Kế toán nhập, xuất tồn kho hàng hóa trên Tài khoản 156 được phản ảnh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 – “Hàng tồn kho”: 

Giá gốc hàng hóa mua vào bao gồm giá mua theo Hóa đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) và các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho của doanh nghiệp. 

Hàng hóa mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá gốc của hàng hóa mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT. 

Hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá gốc hàng hóa mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). 

2.1.3. Kế toán quá trình mua hàng hóa

Kế toán quá trình mua hàng hóa

Trường hợp 1: Hàng và Hóa đơn cùng về 

Khi hàng hóa mua ngoài nhập kho doanh nghiệp, căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán sẽ ghi các bút toán như sau: 

Phản ánh giá mua của hàng nhập kho: 

Nợ TK 156 (trị giá mua chưa có thuế GTGT) 

Nợ TK 157 (trị giá mua hàng gửi bán thẳng) 

Nợ TK 632 (trị giá mua hàng bán thẳng) 

Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ) 

Có TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán) 

Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua hoặc trả lại hàng mua: 

Nợ TK 111, 112, 331 

Có TK 156, 157, 632 

Có TK 133 

Nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng: 

Nợ TK 111, 112, 331, 1388 

Có TK 515 

Trường hợp 2: Hóa đơn về, hàng chưa về 

Theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trong trường hợp mua hàng, đã nhận được Hóa đơn nhưng hàng vẫn chưa về đến kho doanh nghiệp, kế toán lưu Hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi như trường hợp 1, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán vẫn phải ghi và theo dõi trên TK 151 – Hàng đang đi đường, theo giá trên Hóa đơn: 

Nợ TK 151 

Nợ TK 133 

Có TK 111, 112, 331,… 

Tuy nhiên, theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trong các tài khoản được sử dụng trong quyết định này không có TK 151. Vì vậy, nếu có phát sinh các hàng hóa đi đường mà cuối kỳ báo cáo hàng chưa về nhập kho thì có thể sử dụng TK 151 trên cơ sở đăng ký vận dụng chế độ kế toán với Bộ Tài chính. 

Trường hợp 3: Hàng về chưa có Hóa đơn 

Trường hợp hàng mua đã nhập kho chưa có Hóa đơn, kế toán sẽ lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có Hóa đơn”. Nếu trong tháng có Hóa đơn thì ghi như trường hợp 1, còn nếu cuối tháng Hóa đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính. Trong trường hợp này, do không có Hóa đơn nên chưa được khấu trừ thuế. Cụ thể: 

Nợ TK 156 (giá tạm tính chưa có thuế GTGT) 

Có TK 331 

Sang tháng sau, khi Hóa đơn về, tiến hành điều chỉnh và phản ánh thuế GTGT đầu vào: 

Nếu giá tạm tính bằng giá Hóa đơn, bổ sung thuế GTGT: 

Nợ TK 133 

Có TK 331 

Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá Hóa đơn, bổ sung phần chênh lệch còn thiếu và thuế GTGT: 

Nợ TK 156 (phần chênh lệch thiếu) 

Nợ TK 133 (toàn bộ số thuế GTGT trên Hóa đơn) 

Có TK 331 

Nếu giá tạm tính lớn hơn giá Hóa đơn, kế toán dùng cách ghi đảo ngược hoặc ghi số âm (dùng bút đỏ) để điều chỉnh và phản ánh thuế GTGT: 

Nợ TK 331 

Có TK 156 (phần chênh lệch thừa) 

Nợ TK 133 

Có TK 331

Trường hợp 4: Doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp 

Khi mua hàng hóa từ bên ngoài, không phải lúc nào bên nhà cung cấp cũng chấp nhận cho doanh nghiệp thanh toán khi nhận được đầy đủ hàng, mà đôi khi họ lại yêu cầu doanh nghiệp phải ứng trước một phần hoặc toàn bộ tiền hàng thì họ mới chấp nhận cung cấp hàng. Trong những trường hợp đó, kế toán phải ghi các bút toán như sau: 

Khi ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp: 

Nợ TK 331 

Có TK 111, 112 

Khi nhà cung cấp chuyển hàng cho doanh nghiệp: 

Nợ TK 156, 157, 632 

Nợ TK 133 Có TK 331 

Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn tổng giá thanh toán, doanh nghiệp thanh toán số còn thiếu: 

Nợ TK 331 

Có TK 111, 112 

Nếu số tiền ứng trước lớn hơn tổng giá thanh toán, doanh nghiệp nhận lại tiền ứng thừa: 

Nợ TK 111, 112 

Có TK 331 

Trường hợp 5: Hàng thừa so với Hóa đơn 

Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hóa ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán: 

Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,… thì điều chỉnh lại sổ kế toán. 

Nếu hàng hóa thừa là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác, thì số hàng hóa thừa được ghi: Nợ TK 002 – Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. 

Sau đó, khi trả lại hàng hóa cho đơn vị khác ghi: Có TK 002. 

Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, kế toán ghi: 

Nợ TK 156

Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý 

Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hóa thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381 

Có các tài khoản liên quan 

Trường hợp 6: Hàng thiếu so với Hóa đơn 

Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hóa ở bất kỳ khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định xử lý cao cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán: 

Phản ánh giá trị hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, kế toán ghi: 

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý 

Có TK 156 

Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi: 

Nợ TK 111, 112,… (nếu do cá nhân gây ra phải bồi thường bằng tiền) 

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (nếu do cá nhân gây ra phải trừ vào lương) 

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (nếu phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi) 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại) 

Có TK 1381 

2.1.4. Kế toán chi phí thu mua hàng hóa 

Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định: Chi phí thu mua hàng hóa phản ánh chi phí phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả hàng tồn kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được). Theo quyết định này thì TK 156 sẽ được chia thành hai tài khoản cấp 2 là TK 1561 – theo dõi trị giá mua hàng hóa và TK 1562 – theo dõi chi phí thu mua phát sinh. Do Quyết định 15 này là ban hành cho các doanh nghiệp lớn, vì vậy lượng hàng hóa mua vào và chi phí phát sinh sẽ rất nhiều, cho nên cần phải chi tiết TK 156 ra 2 tài khoản cấp hai để theo dõi được cụ thể giá trị hàng hóa và chi phí phát sinh. Đến cuối kỳ, chi phí phát sinh sẽ được phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ theo tiêu thức phù hợp. Trong trường hợp này, kế toán sẽ ghi sổ như sau: 

Ghi nhận trị giá mua hàng hóa: Nợ TK 1561 

Nợ TK 133 

Có TK 331, 111, 112, … 

Ghi nhận chi phí thu mua hàng hóa phát sinh: 

Nợ TK 1562 

Nợ TK 133 

Có TK 331, 111, 112, … 

Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho số hàng bán ra: 

Nợ TK 632 

Có TK 1562

Toàn bộ chi phí thu mua phát sinh sẽ được phân bổ cho hàng bán trong kỳ theo công thức:

Tuy nhiên, theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định, chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ sẽ được tập hợp trực tiếp trên TK 156 vì trong các tài khoản được sử dụng theo Quyết định này thì TK 156 không được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai. Cuối kỳ không cần phân bổ cho hàng hóa bán ra, mà chi phí này sẽ được tính luôn vào trị giá của hàng mua trong kỳ, làm cơ sở để ghi Phiếu nhập kho. Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản này bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi,… chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa. 

Khi phát sinh các chi phí như được nêu ở trên, kế toán sẽ ghi bút toán: 

Nợ TK 156 

Nợ TK 133 

Có TK 111, 112, 141, 331,…

Kế toán chi phí thu mua hàng hóa

2.2. Kế toán quá trình bán hàng hóa 

2.2.1. Các phương thức bán hàng hóa và chứng từ sử dụng

Các phương thức bán hàng hóa 

Việc bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại nội địa có thể thực hiện theo ba phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng đại lý và được chi tiết dưới nhiều hình thức khác nhau. 

Bán buôn hàng hóa 

Bán buôn hàng hóa là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại bán lẻ, các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu, … Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện. Hàng bán buôn thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tùy thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: 

Bán buôn hàng hóa qua kho: Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hóa qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: 

Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. 

Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua chịu là do sự thỏa thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. 

Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: 

Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao bán tay ba): Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ. 

Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở thời điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. 

Bán lẻ hàng hóa 

Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: 

Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn tại quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. 

Bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường, doanh nghiệp còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm. Đối với hình thức này, về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hóa bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. 

Bán hàng đại lý 

Gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hóa là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

Chứng từ kế toán sử dụng 

Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau: 

Hóa đơn GTGT: Dùng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 

Hóa đơn bán hàng: Dùng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. 

Phiếu xuất kho. 

Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi. 

Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo Có,… 

2.2.2. Tài khoản sử dụng 

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hóa mua vào và bán bất động sản đầu tư hoặc thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản cố định theo phương thức cho thuê hoạt động,… TK 511 luôn được phản ánh bên Có trong suốt kỳ hạch toán. 

TK 511 là tài khoản không có số dư cuối kỳ. 

Theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, TK 511 có 6 tài khoản cấp hai: 

TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. 

TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp. 

TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán. 

TK 5114 – Doanh thu trợ giá, cấp giá: Dùng để phản ánh các khoản doanh thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nước khi doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. 

TK 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu cho thuê bất động sản đầu tư và doanh thu bán, thanh lý bất động sản đầu tư. 

TK 5118 – Doanh thu khác: Tài khoản này dùng để phản ánh về doanh thu cho thuê hoạt động, nhượng bán, thanh lý bất động sản đầu tư, các khoản trợ cấp, trợ giá của Nhà nước,… 

Tuy nhiên, theo Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, TK 511 chỉ có 4 tài khoản cấp hai là: TK 5111, TK 5112, TK 5113 và TK 5118 để theo dõi các khoản doanh thu phát sinh trong kỳ. Nếu trong kỳ doanh nghiệp có phát sinh thêm các khoản doanh thu trợ giá, cấp giá và doanh thu từ kinh doanh bất động sản đầu tư mà phát sinh với số lượng lớn thì có thể mở thêm hai tài khoản cấp hai để theo dõi như chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 

TK 632 – Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư. Ngoài ra, tài khoản này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như: Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nghiệp vụ cho thuê BĐS đầu tư theo phương thức cho thuê hoạt động (trường hợp phát sinh không lớn), chi phí nhượng bán, thanh lý BĐS đầu tư,… TK 632 không có số dư cuối kỳ.

TK 157 – Hàng gửi đi bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng, hàng hóa, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi, trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. 

TK 521 – Chiết khấu thương mại: Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua được tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh. Các khoản giảm trừ doanh thu được phản ánh trong TK 521 bao gồm: Chiết khấu thương mại, giá trị hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá cho người mua trong kỳ hạch toán. TK 521 không có số dư cuối kỳ. 

Theo Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, TK 521 có 3 tài khoản cấp hai:

TK 5211 – Chiết khấu thương mại: Phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng hàng lớn được ghi trên Hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ liên quan đến bán hàng. 

TK 5212 – Hàng bán bị trả lại: Phản ánh trị giá bán của số sản phẩm, hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại. 

TK 5213 – Giảm giá hàng bán: Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng thông thường phát sinh trong kỳ. 

2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán

Phương pháp giá thực tế đích danh 

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. 

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này.

Phương pháp giá bình quân 

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

Giá thực tế hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho * Giá đơn vị bình quân

Có 2 phương pháp tính giá bình quân: 

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: 

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. 

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. 

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân tức thời): 

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

Ưu điểm: Độ chính xác cao, không bị dồn công việc đến cuối tháng nên đảm bảo được tiến độ, đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Nhược điểm: Việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức nên phương pháp này chỉ nên áp dụng cho doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít.

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất hết. Nếu giá cả của thị trường nhập hàng ngày càng giảm thì doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp FIFO để bảo an giá vốn hàng bán.

Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) 

Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Nếu thị trường nhập hàng hóa có giá ngày càng tăng thì phương pháp tính giá này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và giảm được mức tồn kho. 

Tuy vậy, thuế là nguyên nhân làm cho phương pháp LIFO được áp dụng phổ biến. Khi mức giá của hàng tồn kho tăng và số lượng không đổi thì dẫn đến giá vốn hàng bán tăng. Điều này đồng nghĩa với lãi ròng giảm đi và cuối cùng là thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp giảm xuống. Mặc dù trong tương lai nếu giá cả của hàng tồn kho giảm xuống thì doanh nghiệp sẽ giảm đi được một phần nào thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (trong một hoặc nhiều kỳ nào đó). Và hơn nữa đây là một lý do để doanh nghiệp có thể trì hoãn nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.

Kế toán giá vốn của hàng bán

3. Dowload chuyên đề tốt nghiệp kế toán mua bán hàng hóa miễn phí

Bạn có thể xem toàn bộ chuyên đề tốt nghiệp kế toán lưu chuyển hàng hóa/mua bán hàng hóa bằng cách tải về tại đây.