Hệ thống cơ sở lý thuyết chuyên đề tốt nghiệp kế toán hàng tồn kho

Trong bài viết này, chuyendetotnghiep.net chuyên lam luan van tot nghiep xin chia sẻ đến bạn hệ thống cơ sở lý thuyết trong chuyên đề tốt nghiệp kế toán hàng tồn kho. Thông qua tài liệu này, chúng tôi hi vọng bạn sẽ dễ dàng vạch ra đề cương cho bài luận văn của mình và đạt điểm số ấn tượng nhất. 

Hệ thống cơ sở lý thuyết chuyên đề tốt nghiệp kế toán hàng tồn kho

1. Khái niệm hàng tồn kho và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

1.1. Khái niệm, phạm vi hàng tồn kho

1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho 

Hàng tồn kho là toàn bộ giá trị hàng hóa, thành phẩm nguyên vật liệu và các công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hàng tồn kho không bao gồm những hàng hóa nhận bán hộ, giữ hộ, nhận bán đại lý, ký gửi, ký cược, ký quỹ. 

Trong các doanh nghiệp thương mại hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán hàng tồn kho là một nội dung quan trọng trong công tác kế toán của DN.

>>> Xem thêm: Mẫu chuyên đề tốt nghiệp kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

1.1.2. Phạm vi hàng tồn kho 

Hàng tồn kho bao gồm những hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: 

Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường. 

Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang. 

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

1.2. Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho 

Theo dõi, ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính số hiện có và tình hình biến động của hàng tồn kho cả về mặt giá trị và hiện vật, tính đúng tính trị giá hàng tồn kho để làm cơ sở xác định chính xác trị giá tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Kiểm tra tình hình chấp hành các thủ tục nhập xuất vật tư, hàng hóa, thực hiện kiểm kê đánh giá lại vật tư, hàng hóa, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của cơ chế tài chính.

Cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình hàng hóa tồn kho nhằm phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp.

2. Xác định giá trị hàng tồn kho 

2.1. Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho 

Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc, trường hợp giá trị thuần được thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 

Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. 

Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. 

Chi phí có liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. 

Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: 

Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo;

Chi phí bán hàng; 

Chi phí quản lý doanh nghiệp. 

Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đến các báo cáo tài chính. Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa mang tính so sánh. 

Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: 

  • Phải lập dự phòng nhưng không được quá lớn. 
  • Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. 
  • Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.

Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải cạnh tranh để tồn tại và đứng vững trước những rủi ro trong kinh doanh. Do vậy để tăng năng lực của doanh nghiệp trong việc đối phó với rủi ro, nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng. 

Theo nguyên tắc này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên.Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể được thực hiện là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. 

Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng kế toán, giá trị hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng :

Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản – Khoản dự phòng

Nguyên tắc phù hợp: Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán và chi phí trong kỳ phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Giá vốn của sản phẩm sản xuất ra hàng hóa mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán. Khi nguyên tắc phù hợp bị vi phạm sẽ làm cho các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch, có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực lợi nhuận của doanh nghiệp. Trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồn kho này được hạch toán vào tài sản cố định.

2.2. Xác định giá trị nhập kho 

Giá thực tế nhập kho của hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giá thực tế (nguyên tắc giá phí). Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế nhập kho được xác định như sau: 

* Đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài:

Công thức tính giá trị nhập kho

Trong đó:

Giá trị ghi trên hóa đơn: 

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT. 

Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá ghi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT. 

Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình mua: Chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho bến bãi trong quá trình mua vật tư, hàng hóa, chi phí hao hụt tự nhiên trong định mức của vật tư, hàng hóa.

Chi phí khác có liên quan là chi phí vận chuyển, bốc dỡ tới nơi chế biến, từ nơi chế biến về doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải chịu khoản chi phí này. 

* Đối với vật tư, hàng hóa, do Nhà nước cấp, cấp trên cấp:

Giá trị thực tế = Giá trị bàn giao + Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có)

* Đối với vật tư, hàng hóa, nhận góp cổ phần, liên doanh:

Giá trị thực tế của vật tư, hàng hóa, nhập kho = Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá + Chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có)

* Đối với vật tư, hàng hóa nhận biếu tặng hoặc tài trợ:

Giá thực tế của vật tư, hàng hóa nhập kho = Giá hợp lí của thời điểm ghi nhận + Các khoản chi phí có liên quan

2.3. Xác định giá trị xuất kho 

Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập là khác nhau. Do đó kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá mỗi lần xuất kho. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tế xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại:

Phương pháp tính giá thực tế đích danh 

Phương pháp giá bình quân gia quyền 

Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO) 

Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO) 

Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá đều có những ưu nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của  mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp. 

Công thức chung:

Giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất kho = Số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho x Đơn giá thực tế vật tư, hàng hóa

2.3.1. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh 

Theo phương pháp này, khi xuất lô hàng nào thì lấy giá nhập thực tế của lô hàng đó. 

Thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá 

Đây là phương pháp cho kết quả chính xác nhất so với các phương pháp khác. 

Chi phí thực tế phù hợp doanh thu thực tế, giá trị hàng tồn kho được đánh giá đúng theo trị thực tế của nó. 

Giá trị hàng tồn kho không sát với giá thị trường. 

Điều kiện áp dụng:

Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh ít mặt hàng, ít chủng loại vật tư, hàng hóa, có thể phân biệt, chia tách thành nhiều thứ riêng rẽ, có mặt hàng ổn định và nhận diện được, đơn giá hàng tồn kho lớn có giá trị cao.

2.3.2. Phương pháp giá đơn vị bình quân 

Đây là phương pháp mà giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất kho được tính trên cơ sở đơn giá thực tế bình quân của vật tư, hàng hóa

Ảnh 3 – Công thức tính giá bình quân cả kỳ dự trữ

Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu đánh giá vật tư, hàng hóa cả kỳ dự trữ. Các lần xuất vật tư, hàng hóa khi phát sinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập. Điều đó làm cho công việc bị dồn lại, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tính này đơn giản, tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại vật tư, hàng hóa, thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. Cách này đơn giản hơn, dễ làm nhưng độ chính xác không cao và công việc tính toán dồn vào cuối kỳ, như vậy sẽ ảnh hưởng tới các khâu khác trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập lại tính giá bình quân.

Ảnh 4 – Công thức tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Theo cách này, giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập sẽ chính xác hơn, kịp thời và không phải dồn đến cuối kỳ mới tính toán, như vậy sẽ không ảnh hưởng tới các khâu khác, tuy nhiên khối lượng tính toán lớn.

2.3.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) 

Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật tư, hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Do vậy giá thực tế của vật tư, hàng hóa mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá vật tư, hàng hóa xuất trước. Vì vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của số vật tư, hàng hóa nhập vào sau cùng trong kỳ. Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô vật tư, hàng hóa nhập kho. 

Cách xác định này sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì giá thực tế xuất kho lại đựơc xác định theo đơn giá của lô vật tư, hàng hóa nhập sớm nhất còn lại nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời. Vì thế nó thích hợp cho áp dụng cho những vật tư, hàng hóa có liên quan đến thời hạn sử dụng. 

Điều kiện áp dụng: 

Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc giá có xu hướng giảm (xu hướng giảm phát) để xuất đi lượng vật tư, hàng hóa có giá trị lớn hơn và hàng tồn kho trong kỳ có giá trị nhỏ nhất.Tuy nhiên, khối lượng tính toán nhiều và sẽ không thích ứng trong trường hợp thị trường giá cả biến động. 

2.3.4. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) 

Phương pháp này có cách tính ngược với phương pháp nhập trước xuất trước: Số vật tư, hàng hóa nào nhập vào sau cùng thì xuất trước tiên áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hay sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô vật tư, hàng hóa nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 

Điều kiện áp dụng: 

Phương pháp này thường áp dụng trong thị trường có xu hướng lạm phát giá cả tăng để xuất đi lượng hàng có giá trị lớn hơn và hàng tồn kho trong kỳ có giá trị nhỏ nhất. 

2.4. Phân bổ chi phí mua vật tư, hàng hóa 

Chi phí thu mua vật tư, hàng hóa bao gồm: 

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật tư, hàng hóa, bảo quản vật tư, hàng hóa nơi mua đến kho doanh nghiệp 

Chi phí bảo hiểm vật tư, hàng hóa 

Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua 

Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua vật tư, hàng hóa công tác chi phí nhân viên thu mua, phí ủy thác nhập khẩu… 

Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối lượng vật tư, hàng hóa trong kỳ và lượng vật tư, hàng hóa đầu kỳ, nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng đã bán ra trong kỳ và lượng hàng hóa còn lại cuối kỳ, nhằm xác định đúng đắn giá trị hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh được giá trị vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được chính xác. 

Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường được lựa chọn là: 

Trị giá mua của vật tư, hàng hóa 

Số lượng 

Trọng lượng 

Doanh số bán hàng 

Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tùy thuộc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ.

3. Kế toán chi tiết hàng tồn kho 

Hạch toán hàng tồn kho ở các doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng người quản lý vật chất và từng nhóm mặt hàng và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Để hạch toán chính xác hàng tồn kho cần kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán ở phòng kế toán và hạch toán nghiệp vụ ở kho hàng, quầy hàng. 

Kế toán chi tiết hàng tồn kho nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết cụ thể về tình hình nhập, xuất tồn vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp theo từng loại hàng và địa điểm bảo quản. Từ đó giúp nhà quản lý và kế toán các doanh nghiệp thương mại tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng tồn kho.

3.1. Phương pháp thẻ song song 

Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho, thủ kho mở thẻ kho để ghi chép về số lượng vật tư, hàng hóa, tại phòng kế toán sẽ mở sổ chi tiết theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị nhằm phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của vật tư, hàng hóa. 

Ở kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào các thẻ kho theo số lượng, cuối ngày tính số tồn kho trên thẻ kho của từng loại vật tư, hàng hóa. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho gửi phiếu nhập, xuất kho cho kế toán.

Ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập – xuất vật tư, hàng hóa do thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào các sổ chi tiết vật tư, hàng hóa theo từng mặt hàng về số lượng, giá trị tiền. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật tư, hàng hóa và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho theo số lượng. Sau đó kế toán tổng hợp số liệu sổ ở các sổ chi tiết vật tư, hàng hóa vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa theo từng mặt hàng, nhóm hàng để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp trên TK 156. 

Phương pháp thẻ này có ưu điểm là ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là có sự ghi chép trùng lặp giữa thẻ kho và kế toán kho. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh ít chủng loại, mặt hàng, số lượng nghiệp vụ nhập xuất kho ít.

3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 

Tại kho: Thủ kho vẫn ghi chép vào thẻ kho để theo dõi lượng nhập, xuất, tồn kho đối với từng loại danh điểm vật tư, hàng hóa như phương pháp thẻ song song. Tức là, hàng ngày căn cứ vào những chức từ nhập xuất để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển giao chứng từ cho kế toán để tính trị giá vật tư, hàng hóa theo giá hạch toán. 

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư, hàng hóa theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trên sổ. 

Cuối tháng đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu phần giá trị với bảng tính giá vật tư, hàng hóa.

3.3. Phương pháp sổ số dư 

Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép kế toán tại phòng kế toán. 

Tại kho: thủ kho mở thẻ kho cho từng mặt hàng theo dõi về số lượng dựa vào các phiếu nhập, xuất trong kỳ. Sau đó thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng theo từng danh điểm vật tư, hàng hóa. Đồng thời nhập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo phiếu nhập xuất. Cuối tháng, thủ kho căn cứ số lượng tồn kho theo từng mặt hàng trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư rồi chuyển cho kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. 

Ở phòng kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển đến kế toán ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, căn cứ đơn giá và số lượng để tính ghi vào cột “số tiền” trên sổ số dư. Đối chiếu số liệu ở cột “số tiền” trên sổ số dư với số liệu ở cột “tồn cuối kỳ” trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn của toàn doanh nghiệp để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp TK 156.

Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thì phương pháp sổ số dư được coi là phương pháp có nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, bảo đảm số liệu được chính xác và kịp thời.

4. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

4.1. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên 

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi ghi chép và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa sổ sách sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất. 

Khi áp dụng phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình và sự biến động của vật tư, hàng hóa. Như vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán còn kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ là cơ sở để so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu trên sổ sách, kế toán phải tìm nguyên nhân để xử lý kịp thời. Do đó phương pháp này tạo khả năng giám sát vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp một cách liên tục. Điều này giúp các nhà quản lý lập kế hoạch trong tương lai. 

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, tiến hành đồng thời nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh doanh mặt hàng có giá trị cao. Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, quản lý chặt chẽ đảm bảo an toàn cho tài khoản tồn kho. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm khối lượng ghi chép của kế toán nhiều.

4.2. Chứng từ sử dụng 

Kế toán sử dụng các chứng từ sau: 

Hóa đơn giá trị gia tăng mua vật tư, hàng hóa 

Các chứng từ thanh toán tiền mua vật tư, hàng hóa 

Biên bản kiêm nhận vật tư, hàng hóa

Phiếu nhập kho 

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 

Hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa 

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 

4.3. Tài khoản sử dụng 

Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa về nhập kho hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho 

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường 

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển bán thẳng cho khách hàng. 

Số dư Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường. 

Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu theo giá gốc. 

Bên Nợ: Phản ánh giá trị gốc của nguyên vật liệu nhập kho và chi phí thu mua nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ. 

Bên Có: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho bao gồm cả chi phí thu mua nguyên vật liệu đã phân bổ. 

Số dư bên Nợ:Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. 

Tài khoản 153 “ Công cụ, dụng cụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp. 

Bên Nợ: 

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn; 

Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho; 

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê; 

Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). 

Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn; 

Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng; 

Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; 

Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê; 

Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). 

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho. 

Tài khoản 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: Tài khoản này dùng để tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm công nghiệp, xây lắp, nuôi, trồng, chế biến sản phẩm nông, lâm, ngư nghiệp, dịch vụ ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho.

những doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho, Tài khoản 154 chỉ phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, dịch vụ dỡ dang cuối kỳ. 

Bên nợ: 

Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí phân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến sản xuất sản phẩm và chi phí thực hiện dịch vụ;

Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến giá thành sản phẩm xây lắp công trình hoặc giá thành xây lắp theo giá khoán nội bộ; 

Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). 

– Bên có: 

Giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm đã chế tạo xong nhập kho hoặc chuyển đi bán; 

Giá thành sản xuất sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao từng phần, hoặc toàn bộ tiêu thụ trong kỳ; hoặc bàn giao cho đơn vị nhận thầu chính xây lắp (Cấp trên hoặc nội bộ); hoặc giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành chờ tiêu thụ; 

Chi phí thực tế của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng; 

Trị giá phế liệu thu hồi, giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được; 

Trị giá nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá gia công xong nhập lại kho;

Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí công nhân vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vào giá trị hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán. Đối với đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng, hoặc đơn vị có chu kỳ sản xuất sản phẩm dài mà hàng kỳ kế toán đã kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào TK 154 đến khi sản phẩm hoàn thành mới xác định được chi phí sản xuất chung cố định không được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải hạch toán vào giá vốn hàng bán (Có TK 154, Nợ TK 632). 

+ Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

Số dư bên Nợ: Chi phí sản xuất, kinh doanh còn dở dang cuối kỳ. 

Tài khoản 155 “ Thành phẩm”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp. 

Bên Nợ: 

+ Trị giá của thành phẩm nhập kho; 

+Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê; 

+ Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). 

– Bên Có: 

Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho; 

Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê; 

Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). 

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ. 

Tài khoản 156 “ Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại hàng hóa trong doanh nghiệp. 

Kết cấu TK 156: 

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa nhập kho và chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ. 

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hóa xuất kho và chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ. 

Số dư Nợ: Phản ánh giá mua và chi phí mua hàng hóa còn tồn kho cuối kỳ. 

Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, sản phẩm đã gửi bán hoặc chuyển đến cho khách hàng, giá trị dịch vụ lao vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được thanh toán.

Bên Nợ: Giá trị hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán chưa được chấp nhận thanh toán cuối kỳ 

Bên Có: Giá trị thực tế hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán được chấp nhận thanh toán cuối kỳ 

Số dư Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi nhưng chưa được xác định là tiêu thụ. 

4.4. Kế toán các nghiệp vụ làm tăng, giảm hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 

4.4.1. Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất 

Tại các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm : Nguyên liệu,vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm

4.4.2. Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp kinh doanh thương mại với hai hoạt động chủ yếu là hoạt động mua hàng hoá và hoạt động bán hàng hoá cho người tiêu dùng hay các đơn vị trung gian.

Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua được hạch toán riêng. Do đó tài khoản 156 ” Hàng hoá ” được chi tiết thành.

  1561 “Giá mua hàng hoá “.

  1562 “Chi phí thu mua hàng hoá “.

5. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 

5.1. Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ 

Theo phương pháp này kế toán không ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê hàng hóa, kế toán xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ. 

5.2. Chứng từ sử dụng 

Kế toán sử dụng các chứng từ giống với phương pháp kê khai thường xuyên 

5.3. Tài khoản sử dụng 

Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư mua trong kỳ

Kết cấu TK 611: 

Bên Nợ: 

+Trị giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ

+ Trị giá thực tế hàng hóa mua vào trong kỳ 

– Bên Có: 

Trị giá thực tế hàng hóa tồn cuối kỳ 

Giảm giá hàng mua và giá trị hàng mua trả lại 

Kết chuyển giá trị thực tế hàng hóa, vật tư tiêu thụ và xuất dùng 

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư. 

Các tài khoản: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156, TK 157…khi áp dụng phương pháp này, chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Nội dung ghi chép của các tài khoản này như sau: 

Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ 

Bên Có: Kết chuyển thực tế hàng tồn kho đầu kỳ 

5.4. Kế toán các nghiệp vụ làm tăng, giảm hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 

5.4.1. Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất

5.4.2. Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại 

Các bút toán phản ánh doanh thu tương tự như đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.

6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

6.1. Quy định trong hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

6.2. Phương pháp kế toán 

Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 

Kết cấu tài khoản 159: 

Bên Nợ: Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước. 

Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán 

Số dư bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ.

Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu : 

Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: 

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán 

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 

Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo: 

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: 

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: 

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). 

Kế toán mở sổ tổng hợp của TK 159 để theo dõi toàn bộ tình hình trích lập và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Ngoài ra, có thể mở theo dõi chi tiết số dự phòng được trích lập cho từng mặt hàng.